Stale napływające faktury, konieczność uzyskania dodatkowych dokumentów od innych pracowników, których również ścigają terminy, problemy z wymianą informacji – to tylko niektóre aspekty, które utrudniają sprawne zamknięcie miesiąca. Kiedy natłok zadań w dziale księgowości sprawia, że atmosfera w biurze znacznie się zagęszcza, księgowi marzą o narzędziu, które usprawniłoby ich pracę i uchroniło przed popełnianiem błędów. Jakie cechy powinien mieć program dla księgowych, dzięki któremu ukończenie wszystkich zadań przebiegnie sprawnie i bezproblemowo?
Dokładny opis poszczególnych zadań ułożony w harmonogram zamknięcia miesiąca
Program, w którym istnieje możliwość stworzenia harmonogramu zadań koniecznych do zamknięcia miesiąca, znacząco usprawni działanie zespołu księgowego. Opracowanie planu działań jest także okazją do przemyślenia właściwej kolejności zadań i odpowiedniego przyporządkowania ich pracownikom. Co więcej, szczegółowy opis czynności pozwala wykryć problemy z efektywnością i je wyeliminować, a tym samym przyspieszyć cały proces zamknięcia.
Możliwość weryfikacji i kontroli działania zgodnie z procedurami i standardami księgowymi
System, który dokumentuje wszystkie czynności wykonywane przez pracowników podczas procesu zamykania miesiąca, tworzy tym samym gotową i kompletną dokumentację audytową. Wykorzystanie specjalnego systemu ułatwia wykonanie poszczególnych zadań zgodnie ze standardami rachunkowości firmy oraz aktualną polityką rachunkowości.
Baza wiedzy zespołu księgowego
Dobry program księgowy powinien gromadzić wszystkie dane niezbędne przy zamknięciu miesiąca. Dokumenty z informacjami dotyczącymi obowiązujących standardów rachunkowości, polityki firmy, wzorce oraz szablony plików pozwalających na przeprowadzenie wyceny i kalkulacji, a także instrukcje procesowe i stanowiskowe muszą być dostępne dla wszystkich pracowników. Zebranie ich w jednym miejscu z możliwością zapewnienia do nich zdalnego dostępu z każdego komputera w biurze w znaczący sposób usprawni wykonywanie wszystkich zadań koniecznych do szybkiego i poprawnego ukończenia procesu zamknięcia.
Bieżąca kontrola nad postępem procesu zamykania miesiąca
Oprogramowanie, które umożliwia zebranie wszystkich danych w jednym miejscu i połączenie ich z konkretnymi zadaniami, a także daje zdalny dostęp do informacji wszystkim pracownikom pozwala na zachowanie całkowitej kontroli nad przebiegiem procesu zamykania miesiąca. Istotne, by program udostępniał funkcje, które pozwalają sprawdzić aktualny status poszczególnych zadań. Co więcej, program powinien dawać możliwości przenoszenia zadań pomiędzy księgowymi, co podniosłoby efektywność pracy całego zespołu.
Sprawna komunikacja w zespole oraz efektywna wymiana informacji pomiędzy działami
Wgląd w postęp prac pozwala na wykrycie ewentualnych błędów i ich szybką korektę przez innych pracowników zaangażowanych w proces. Podobnie jest z podziałem zadań i nadzorem nad ich wykonaniem. Jeśli program do zamknięcia miesiąca pozwoli na sprawną komunikację on-line pomiędzy pracownikami, unikniemy sytuacji, w której jeden z członków zespołu przeoczyłby jakieś zadanie lub byłby nadmiernie obciążony pracą. Ponadto, łatwa wymiana informacji pomiędzy działami umożliwia szybsze przekazywanie danych i skoordynowanie wszystkich procesów.
Nowoczesne technologie i zaawansowane programy komputerowe powstają po to, by ułatwić i usprawnić pracę. Ważne, by wybierać takie rozwiązania, które będą rzeczywiście przydatne w wykonywaniu obowiązków. Dobrym przykładem programu do zamknięcia miesiąca jest FlexiClosing. Wykorzystuje on wszystkie opisane wyżej funkcje, dzięki czemu pozwala na sprawne przygotowanie comiesięcznego rozliczenia, minimalizując ryzyko wystąpienia błędów ludzkich.
