Prowadzenie działalności gospodarczej związane jest nierozerwalnie z kosztami generowanymi przez własną firmę ponoszonymi w celu jej funkcjonowania. Wśród nich znajdują się wydatki związane z utrzymaniem biura, koszty utrzymania i szkoleń pracowników czy opłatami za wykorzystywane media. Nawet jeśli zyski osiągane przez naszą firmę znacząco przewyższają koszty ponoszone przy okazji jej działalności, nie oznacza to, że nie możemy zoptymalizować procesów zachodzących w firmie tak, by zredukować ponoszone przez nią koszty do minimum. Co pomoże uniknąć nam ponoszenia niepotrzebnych kosztów i podniesienia efektywności całej firmy?
Optymalizacja procesów zachodzących w firmie
Jednym ze źródeł niepotrzebnych kosztów w firmie jest marnowanie czasu na zbędne procesy, których dałoby się uniknąć przez automatyzację części z nich. Narzędziem pomocnym w realizacji tego planu są systemy Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Digitalizacja dokumentów firmowych przynosi firmie wiele korzyści. Przede wszystkim ułatwia przepływ dokumentów między klientem a firmą oraz między wewnętrznymi działami firmy. Inwestycja w systemy EOD eliminuje wiele zbędnych procesów związanych z obsługą dokumentacji papierowej. Wykorzystanie systemów EOD sprawia, że obieg dokumentów i ich archiwizacja stają się szybsze i wygodniejsze. Możliwość szybkiego odnalezienia akceptacji dokumentów w komputerze lub urządzeniach mobilnych usprawnia procesy księgowe. Systemy EOD mogą służyć również do obsługi wewnętrznych dokumentów firmowych takich jak zarządzanie korespondencją, umowami ,wnioskami urlopowymi, czy delegacjami.
Wydelegowanie niektórych procesów poza firmę
Innym sposobem na ograniczenie zbędnych wydatków wewnątrz firmy jest wydelegowanie części procesów na zewnątrz. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się, że wynajmowanie firmy outsourcingowej wiąże się z kolejnymi kosztami ponoszonymi przez firmę, to tak naprawdę umożliwia uzyskanie znacznych oszczędności w firmie. Wybierając na przykład obsługę księgową realizowaną przez firmę zewnętrzną, nie musimy inwestować we własny dział księgowy. Odejmiemy tym samym koszty techniczne i logistyczne związane z zakupem potrzebnego do niego działania sprzętu komputerowego i oprogramowania czy powierzchni biurowej i jej wyposażenia na niezbędnej do pracy księgowości. Wybierając outsourcing, jedocześnie zrezygnujemy z kosztów personalnych wynikających z pensji, składek zdrowotnych i ubezpieczeniowych czy kursów doszkalających pracowników. Wszystkie te koszty ponosi firma outsourcingowa, z którą współpracujemy. Outsourcing zapewnia również wsparcie na najwyższym poziomie merytorycznym, tym samym minimalizując ryzyko błędów w oddelegowanych procesach.
