Obecnie nie ma już chyba firmy czy przedsiębiorstwa, które nie wdrożyło odpowiednich procedur mających na celu ochronę przechowywanych danych osobowych. Liczne kontrole i ewentualne kary za nieprzestrzeganie zapisów RODO skutecznie skłoniło do wdrożenia ich w życie. Jednak co z przepisami RODO w kontekście niszczenia dokumentów? Czy na tym ostatnim etapie pracy z danymi również pamiętamy o odpowiedniej ich ochronie? A jeśli nie, to co za to grozi? Wyjaśniamy, jakie konsekwencje niesie za sobą nieprzestrzeganie przepisów o ochronie danych w procesie niszczenia dokumentów.
Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?
Przestrzeganie zapisów RODO i ochrona danych osobowych są niebywale ważne. Nie można o tym zapominać na żadnym etapie pracy z dokumentacją. O ile procedury obejmują właściwą ochronę dokumentów i danych osobowych w procesie gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych, o tyle na tym końcowym etapie, czyli w procesie niszczenia, ochrona dokumentów nie zawsze jest zapewniona. Wynika to z faktu, że często zapominamy o prawidłowym i bezpiecznym niszczeniu dokumentów. Pliki z dokumentami cyfrowymi usuwamy, a dokumentację papierową wrzucamy do niszczarki lub, co gorsza, do śmietnika i uważamy sprawę za załatwioną.
Niestety takie postępowanie może być źródłem wielu problemów dla administratora danych, czyli firmy przetwarzającej dane. Dlaczego? Należy bezwzględnie pamiętać, że dane, również osobowe, niepotrzebne już w naszym przedsiębiorstwie mogą okazać się prawdziwym skarbem i kopalnią możliwości dla kogoś innego, kto nie jest uprawniony do ich wykorzystywania. Dlatego też tak ważne jest przestrzeganie przepisów RODO, również dotyczących bezpiecznego niszczenia dokumentów. Należy pamiętać o dokładnym i trwałym niszczeniu nośników danych, szczególnie tych z danymi cyfrowymi. A także o stosowaniu odpowiednich niszczarek do dokumentów papierowych, które zapewnią bezpieczeństwo niszczonych danych. Jeżeli nie możemy zapewnić odpowiedniego bezpieczeństwa dokumentom wewnątrz firmy to proces niszczenia można zlecić firmom profesjonalnie świadczącym takie usługi.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów RODO?
Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów RODO w kontekście niszczenia dokumentów są bardzo różne. Z jednej strony jest to odpowiedzialność karna i majątkowa nakładana odgórnie przez uprawnione organy na podstawie rozporządzenia. Jednak oprócz tego firma może doświadczyć konsekwencji wizerunkowych i prawnych ze strony osoby, której dane zostały naruszone. Jak to wygląda?
Konsekwencje wizerunkowe to te, o których myśli się chyba najmniej a mogą być równie dotkliwe. Każda firma i przedsiębiorstwo chcą być postrzegane jako wiarygodne i bezpieczne. Taką reputację buduje się latami przez ciężką pracę. Jednak jej zburzenie może potrwać zaledwie chwilę. Wystarczy, że dane osobowe klientów, kontrahentów lub pracowników dostaną się w niepowołane ręce, lub – co gorsza – wyciekną do internetu i już skandal wizerunkowy gotowy. Kwestie nieprzestrzegania zapisów RODO są chętnie i szybko podłapywane przez media. A to z kolei jest reklama, której nie życzy sobie żadna firma. Może powodować utratę dotychczasowych klientów, spadek zaufania do marki i mniejsze zainteresowanie ze strony nowych kontrahentów, a to bezpośrednio przekłada się na spadek zysków firmy.
Kolejną istotną konsekwencją są kary ustawowe nakładane w wyniku nieprzestrzegania zasad RODO w procesie niszczenia dokumentów. Nałożenie takiej kary odbywa się na drodze decyzji administracyjnej i odpowiedzialny jest za to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kary finansowe rozdzielone zostały na dwie kategorie, a tym samym ich wysokość jest uzależniona od rodzaju naruszenia. Nałożona kara może przyjąć postać konkretnej kwoty lub procentu całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego. Tym samym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może nałożyć karę w wysokości 10 mln lub 20 mln albo równowartość 2% bądź 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego. Są to pokaźne kwoty, a nałożenie tak wysokiej kary z pewnością będzie dotkliwe dla każdej firmy.
Oprócz tego osoby fizyczne, których dotyczy naruszenie danych osobowych, mogą indywidualnie wystąpić na drogę sądową z administratorem danych i ubiegać się o odszkodowanie z tytułu poniesionych strat.
