Prowadzenie papierowych list obecności powoli przechodzi do lamusa. Na rynku pojawiło się mnóstwo systemów do elektronicznej ewidencji czasu pracy, przyczyniając się do znacznej automatyzacji tego procesu kadrowego.
Dlaczego ewidencjonowanie czasu pracy jest tak ważne?
Na początek zaznaczmy, że prowadzenie ewidencji czasu pracy jest wymagane przez Kodeks Pracy,ponieważ służy właściwemu wyliczeniu wynagrodzenia za pracę. Obowiązek ten dotyczy każdego przedsiębiorstwa, nawet małej firmy zatrudniającej chociażby jednego pracownika, a za brak ewidencji czasu pracy Kodeks przewiduje kary finansowe. Ewidencjonować czasu pracy nie trzeba jedynie w stosunku do pracowników pracujących w trybie zadaniowym – oni rozliczani są z wykonanych zadań, nie z przepracowanego czasu. Tego obowiązku nie ma również wobec pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.
Ewidencja czasu pracy to nie tylko lista obecności
Obecność pracownika w miejscu pracy rejestrowana jest na wiele sposobów. Najczęściej jest to czytnik kart RFID, ale możliwe są też inne formy: kod QR, kod kreskowy a dla pracowników pracujących zdalnie panel webowy dostępny z poziomu przeglądarki internetowej.
Jednak samo odnotowanie obecności pracownika, czy to w postaci papierowej listy obecności czy zarejestrowane na urządzeniu, nie równa się prowadzeniu pełnej ewidencji czasu pracy. Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy powinna bowiem zawierać nie tylko informacje o godzinie przyjścia i wyjścia z pracy, lecz również o godzinach przepracowanych w porze nocnej, liczbie nadgodzin, godzinach dyżurów, dniach wolnych od pracy, zwolnieniach od pracy oraz wszystkich nieobecnościach w pracy.
Elektroniczny RCP to również skuteczna organizacja pracy
Wdrażając system do rejestracji czasu pracy, warto postawić na rozwiązanie, które zaadresuje wszystkie elementy niezbędne do prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy. Takim systemem jest Time Harmony, narzędzie które poza możliwością elektronicznej rejestracji czasu pracy umożliwia efektywne zarządzanie pracą zespołu, zapewnia szybkie i zgodne z Prawem Pracy tworzenie harmonogramów, zarządzanie absencjami pracowników, wgląd w bieżące wykorzystanie urlopów oraz przegląd dostępnych limitów urlopowych. Wszystkie dane zarejestrowane w systemie dostępne są online z dowolnego miejsca i urządzenia.
Automatyzacja procesu rozliczenia czasu pracy
Time Harmony to system zbierający dane o czasie pracy w pełnym wymaganym Prawem Pracy zakresie. Podsumowanie wszystkich informacji o czasie pracy pracowników a także parametry umowy, okres rozliczeniowy, dodatki do wynagrodzenia dostępne są w jednym widoku. Natomiast dzięki automatycznym interfejsom, zarejestrowane i zgromadzone w systemie dane, łącznie z rozliczeniem godzin nocnych i nadgodzin, są przesyłane do systemu kadrowo-płacowego, dostarczając składników niezbędnych do wyliczenia wynagrodzenia.
Realne wsparcie osób nadzorujących pracę zespołów
Niekiedy pracodawcy mają obawy, że wprowadzenie elektronicznego systemu do rejestracji czasu pracy może być źle odebrane przez pracowników. Jednak warto zdecydować się na ten krok, ponieważ korzyści są wymierne i odczuwalne nie tylko dla pracodawcy w sferze automatyzacji procesów kadrowych lecz również dla samych pracowników. Kierowniczka jednego z magazynów, w którym wdrożyliśmy Time Harmony w rozmowie z nami wspominała czasy papierowych list obecności, zamieszania i braku kontroli nad procesem, porównując ten stan do sytuacji obecnej, gdzie kierownicy zmiany mają szybki wgląd w bieżącą obsadę swoich zmian, mają dostęp do informacji o osobach nieobecnych wraz z adnotacją o przyczynie nieobecności, widzą też zaplanowaną obsadę zmian na 24 godziny wprzód.
Elektroniczny system rejestracji i ewidencji czasu pracy jakim jest Time Harmony doskonale sprawdzi się w każdej organizacji, bez względu na branżę i rodzaj działalności. To usprawnienie procesów kadrowych i gwarancja rzetelnych, obiektywnych danych.
Artykuł sponsorowany.
